Libero SiFattura – Informativa Privacy

1. Chi è il titolare del trattamento?

Il titolare del trattamento è Italiaonline S.p.A. con sede legale in Assago (MI), via del Bosco Rinnovato, 8, 20057 (nel seguito “Italiaonline”).

La presente Informativa viene resa da Italiaonline in relazione al servizio SiFattura oggetto del contratto, nelle versioni Basic, Lite o Pro (di seguito, il “Servizio”) ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo sulla Privacy UE 2016/679 (“GDPR”).

Italiaonline tratterà i dati personali del Cliente conferiti in fase di registrazione e di attivazione del Servizio e gli altri dati eventualmente conferiti successivamente (per esempio, in caso di upgrade da una versione Basic a una versione a pagamento).

2. Che tipologie di dati tratta Italiaonline?

Italiaonline tratta i dati identificativi forniti dal Cliente in fase registrazione, attivazione o utilizzo del Servizio, quali nome, cognome, data di nascita, indirizzo fisico, email.

Qualora il Cliente attivi il Servizio Lite o Pro oppure, pur avendo attivato la versione Basic, acquisti crediti di trasmissione o crediti di conservazione, Italiaonline richiederà anche i dati necessari alla fatturazione del Servizio o delle funzionalità a pagamento.

Italiaonline, inoltre, tratterà i dati contenuti nelle fatture (come meglio precisato più sotto) in qualità di responsabile del trattamento. A tale riguardo, Italiaonline ha predisposto un’apposita Lettera di Nomina a Responsabile da parte del Cliente, come parte integrante della documentazione contrattuale che il Cliente stesso dovrà sottoscrivere e inviare a Italiaonline per l’attivazione del Servizio richiesto.

Non sono trattati dati sulla salute e, in generale, categorie particolari di dati personali richiamati dall’articolo 9 del GDPR (ovvero: dati sensibili, biometrici, genetici e penali) a meno che il Cliente o i suoi clienti non li inseriscano erroneamente nel testo delle fatture.

Il trattamento dei dati è limitato a quanto strettamente necessario alle finalità descritte al paragrafo 4 per assicurare l’erogazione dei servizi richiesti dal Cliente.

3. Con quali modalità vengono trattati i dati del Cliente?

I dati del Cliente sono trattati con il supporto di mezzi informatici e telematici e sono protetti attraverso adeguate misure di sicurezza idonee a garantirne la riservatezza e l’integrità.
In particolare, Italiaonline ha adottato e adotta misure organizzative (distribuzione di ruoli e responsabilità nell’esecuzione dell’attività e dei controlli), procedurali e tecniche (firewall, antivirus ed altre avanzate tecnologie) appropriate per proteggere i dati contro la perdita, il furto, nonché l’uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata. Inoltre, qualora non vi sia la necessità di trattare i dati in forma identificabile per le finalità di trattamento si procede alla loro anonimizzazione. Mentre allo scadere del termine di conservazione indicato al successivo paragrafo 9, i dati vengono cancellati dai sistemi.

4. Quali sono le finalità e le relative basi giuridiche del trattamento?

Le finalità per le quali Italiaonline ha necessità di richiedere e trattare i dati personali, sono riconducibili a quanto previsto all’art. 6 del GDPR, e più precisamente:

Finalità Contrattuali
a. la fruizione del Servizio richiesto, comprensivo, qualora attivati, anche del servizio di invio delle fatture al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (“SdI”) e del servizio di comunicazione delle fatture al sistema di conservazione sostitutiva erogato dalla società In.Te.Sa. in qualità di Titolare autonomo.

La base giuridica per tali finalità è il rapporto contrattuale sottoscritto dal Cliente.

Finalità e obblighi di Legge
b. l’ottemperanza ad eventuali obblighi di legge e regolamenti o l’adempimento a richieste delle Autorità.

Base giuridica: ottemperanza a norme dello Stato.

Altre finalità
c. eventuale finalità di far valere o difendere un diritto in giudizio di Italiaonline o di terzi;
d. esecuzione di test, aggiornamenti, attività di sviluppo e manutenzione, assistenza nei limiti in cui tali test e attività di sviluppo e assistenza debbano necessariamente essere eseguiti tramite dati personali al fine di garantire la loro affidabilità (Finalità di Legittimo Interesse di Test e assistenza).

5. A chi possono essere comunicati i dati del Cliente e come vengono diffusi?

Italiaonline, per le finalità descritte al par. 4, potrà comunicare i dati a:
a. persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza al gruppo Italiaonline in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria, delegati a tal fine a specifiche attività di trattamento e debitamente nominati quali Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento privacy, conformemente alla normativa applicabile, e limitatamente alle finalità delle prestazioni professionali richieste e necessarie;
b. soggetti, enti o autorità a cui la comunicazione dei dati sia obbligatoria in per legge o per dare esecuzione a ordini delle Autorità;
c. soggetti delegati e/o incaricati da Italiaonline di svolgere attività strettamente correlate all’erogazione del servizio richiesto e alla manutenzione tecnica, incaricati di specifiche attività di trattamento e nominati responsabili del trattamento o identificati come titolari autonomi conformemente alla normativa applicabile, tra i quali: la società MyFoglio Gmbh (con sede in Via Rovio 2c – 6826, Riva San Vitale, Svizzera) che fornisce a Italiaonline la piattaforma per l’erogazione del Servizio e la società Zuora, Inc. (con sede legale in 101 Redwood Shores Parkway, Redwood City, CA 94065, USA che eroga il presente servizio tramite i server ubicati in Germania) che fornisce a Italiaonline il sistema di pagamento per l’attivazione del Servizio Lite e Pro, oppure la società In.Te.Sa.S.p.A. (con sede legale in Torino, Strada Pianezza 289 – 10151) che agisce in qualità di Titolare autonomo.
d. qualora il Cliente decidesse di condividere la visualizzazione delle fatture con il proprio commercialista o altri soggetti terzi, tramite apposita funzionalità del Servizio disponibile solo nella versione Pro, i dati personali verrebbero resi accessibili anche al terzo, purché iscritto al Servizio, almeno con il piano Basic.
I dati non saranno oggetto di diffusione.

6. I dati personali vengono trasferiti?

I dati potranno essere trasferiti fuori dal territorio nazionale a Paesi situati nell’Unione europea o che offrono idonee garanzie per la tutela dei dati personali. Il Cliente potrà ottenere una copia dei dati detenuti all’estero e informazioni circa il luogo in cui tali dati sono conservati facendone espressa richiesta al Titolare all’indirizzo di cui al paragrafo 8 della presente informativa.

7. Quali sono i Diritti del Cliente?

Il Cliente potrà, in ogni momento e gratuitamente:
· ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati che lo riguardano ed riceverne comunicazione;
· conoscere l’origine dei dati, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché la logica applicata al trattamento effettuato mediate strumenti elettronici;
· chiedere l’aggiornamento, la rettifica o – se ne ha interesse – l’integrazione dei dati;
· ottenerne la cancellazione (c.d. Oblio, ove applicabile), la trasformazione in forma anonima o il blocco, nonché opporsi, per motivi legittimi, al loro trattamento;
· opporsi, in tutto o in parte, al trattamento di dati che lo riguardano per finalità di comunicazioni commerciali.
Inoltre il GDPR ha introdotto nuovi diritti di cui il Cliente potrà avvalersi, ovvero:
· revocare, in qualsiasi momento, l’eventuale consenso al trattamento dei dati, senza che ciò pregiudichi in alcun modo la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
· chiedere la limitazione del trattamento dei dati personali nel caso in cui (i) contesti l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario a verificare l’esattezza di tali dati personali; (ii) il trattamento sia ritenuto illecito, ma si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; (iii) i dati personali sono necessari al Cliente per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria e pertanto ne richieda la conservazione  benché Italiaonline non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento; (iv) si opponga al trattamento ai sensi dell’art. 21, paragrafo 1, del GDPR in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli del Cliente;
· opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali per le Finalità di Legittimo di Interesse;
· ottenere la portabilità dei dati personali che lo riguardano (ove applicabile);
· proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati ove ne sussistano i presupposti.

8. Esercizio dei diritti

In ogni momento il Cliente potrà esercitare i diritti di cui sopra, modificare le modalità di contatto, notificare a Italiaonline eventuali aggiornamenti dei suoi dati o ottenere ulteriori informazioni circa l’uso da parte di Italiaonline dei suoi dati personali, contattando Italiaonline tramite l’apposito form on line.

9. Quali sono i tempi di conservazione dei dati personali?

Italiaonline conserverà i dati personali del Cliente per il periodo necessario a soddisfare le finalità per le quali gli stessi sono stati raccolti ai sensi del paragrafo 2 di cui sopra. In ogni caso, i seguenti periodi di conservazione si applicano al trattamento dei dati per le finalità seguenti:
a. i dati personali del Cliente (a eccezione delle fatture generate tramite il Servizio, per le quali si rimanda al punto “b” qui di seguito) raccolti per le Finalità Contrattuali sono conservati per tutta la durata di registrazione al Servizio e per i 10 anni successivi alla disattivazione e/o cancellazione del medesimo, nel caso di servizi a pagamento, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile;
b.  i dati relative alle fatture generate o ricevute e conservate tramite il Servizio (fatta pertanto eccezione per quelle trasmesse all’Agenzia delle Entrate o al sistema di conservazione sostitutiva, per i quali sono previste condizioni e tempi di conservazione ad hoc, come definito dai rispettivi Titolari) sono conservati per 30 giorni dalla cessazione del contratto con Italiaonline, come meglio precisato al punto 8.6 delle Condizioni generali di Contratto;
c. i dati raccolti per le Finalità di Legge sono conservati per un periodo pari alla durata prescritta per ciascuna tipologia di dato dalla legge;;
d. i dati raccolti per Finalità di Interesse Legittimo di Test e di assistenza vengono conservati per la durata strettamente necessaria a garantire l’affidabilità dei test e delle verifiche ivi indicate;
e. i dati raccolti per Finalità di Interesse Legittimo di Operazioni Societarie sono conservati per un periodo pari a 10 anni dal momento della raccolta.
Una volta decorsi i termini sopra indicati i tuoi dati saranno cancellati, anonimizzati e/o aggregati.

10. DPO (Data Protection Officer)

Italiaonline ha nominato un responsabile della protezione dei dati personali in conformità agli artt. 37 ss. del GDPR che può essere contattato tramite il seguente form di contatto.

11. Modifiche e aggiornamenti

Italiaonline potrà apportare modifiche e/o integrazioni a questa informativa, anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative del GDPR. Le modifiche saranno notificate in anticipo e potranno essere consultate alla pagina http://info.libero.it/privacy/libero-sifattura/ .

Ultimo aggiornamento il 21 Marzo 2023